In der Stadt Erlangen haben über 70% der Bürgerinnen und Bürger einen Internetzugang. Dieser Prozentsatz liegt weit über dem Bundesdurchschnitt. Viele erwarten vom Rathaus deshalb ein umfassendes Online-Angebot. Unter anderem wurde aus diesem Grund ein eGovernment-Center eingerichtet, das sich auch seit einigen Jahren mit dem Thema der elektronischen Bearbeitung von Dokumenten und Vorgängen beschäftigt. Die Mitarbeiter des eGovernment-Center sind für die Planung und Durchführung von eGovernment-Projekten,  insbesondere auch für Infrastrukturprojekte wie  geografisches Informationssystem, Dokumentenmanagement, Formularserver und die virtuelle Poststelle zuständig. In diesem Zusammenhang wurden auch Dateiformate, ihre Verwendbarkeit und Langlebigkeit diskutiert. Denn große Mengen der Verwaltungsdokumente sind über zehn Jahre und mehr aufzubewahren. Je nach Speicherformat könnten hier enorme Kosten entstehen, wenn Altsysteme nur für einen späteren Zugriff aufrecht erhalten werden müssen. Daher ist die langfristige Lesbarkeit archivierter, digitaler Dokumente essenziell – und zwar unabhängig von dem System, mit dem sie erstellt wurden. Ein ebenso wichtiger Aspekt: der Speicherplatzbedarf für digitalisierte Dokumente. Gerade wenn datenintensive Unterlagen wie Bauakten mit großformatigen Zeichnungen etc. gescannt und über das Netz weitergeleitet werden, entscheiden effiziente Kompressionsverfahren über die praktische Durchführbarkeit von elektronischen Bearbeitungsabläufen. Auch das Bauaufsichtsamt der Stadt Erlangen suchte nach einer effizienten Lösung, um ihre Bauakten zu komprimieren und in einem Format zu archivieren, das auch nach großen Zeiträumen noch den Zugriff erlaubt – denn Aufbewahrungsfristen von Bauwerksakten sind beispielsweise an die gesamte Lebensdauer eines Bauwerks gebunden.

Kompressions-Spezialist LuraTech in Erlangen bereits bekannt

Nach umfassenden Tests und Marktbeobachtungen – unter anderem auf der DMS EXPO, Europas führender Messe und Konferenz für Digital Management Solutions – entschied sich die Stadt Erlangen für den LuraDocument PDF Compressor aus dem Haus LuraTech, um eingescannte Bauakten zu komprimieren und in PDF/A umzuwandeln. Ausschlaggebend war neben der Funktionalität und Performance die Tatsache, dass die Lösungen des Kompressionsspezialisten nicht proprietär sind und damit Investitionssicherheit gewährleisten. Bekannt war der Anbieter bereits durch ein älteres Projekt bei der Stadtverwaltung, das demnächst abgeschlossen ist: Die alten Meldeverzeichnisse der Stadt mit einigen hunderttausend Karteikarten – zurückgehend bis zum Anfang des letzten Jahrhunderts – wurden mit Hilfe der Scansoftware QuickScan Pro von EMC digitalisiert, anschließend mit dem LuraDocument Compressor komprimiert und in das PDF-Format abgelegt. Damit stehen die Meldeverzeichnisse jetzt für die immer wieder erforderliche, schnelle Recherche zur Verfügung.

Mit der Digitalisierung der Bauakten hat die Stadt Erlangen 2006 ein weiteres „LuraTech-Projekt“ gestartet, das seit Februar 2007 produktiv läuft: Im Rahmen der Umstellung von der papierbasierten auf die elektronische Bearbeitung von Bauakten führte die Bauabteilung die Fachsoftware OTS Bau ein, die auch ein Bauaktenarchiv umfasst. Dafür werden sämtliche  neu hereinkommenden Unterlagen eingescannt, einschließlich der Baupläne. Ein zentral installierter LuraDocument PDF Compressor wurde in das Import-Modul von OTS-Bau eingebunden und sorgt dafür, dass die übernommenen Scans PDF/A-konform archiviert werden. Dabei werden sie - im Gegensatz zu simplen Konvertierungs-Werkzeugen, die Dateien schlicht in einen PDF/A kompatiblen Rahmen einbetten – gleichzeitig auf minimale Dateigrößen komprimiert. Der PDF Compressor verfährt hierbei nach einem Multi-Layer-Komprimierungsverfahren von LuraTech, das die im Dokument enthaltenen Text- bzw. Bildanteile in einzelne Ebenen segmentiert und diese separat mit den jeweils bestmöglichen Algorithmen komprimiert. Der bitonale Part wird dabei verlustfrei im Fax Group 4- oder JBIG2-Format gespeichert, Vorder- und Hintergrund werden mit effizienter Bildkomprimierung bearbeitet. So lässt sich eine exzellente Schrift- bzw. Bildqualität bei extrem kleinen Dateigrößen erreichen.

Für die Images der Baupläne musste noch eine besondere Lösung geschaffen werden, da die Rohdaten der Baupläne häufig einige hundert Megabyte pro Stück umfassen. Für diese steht ein Großformatscanner zur Verfügung. Der angeschlossene Scan-Arbeitsplatz erhielt eine eigene Installation des PDF Compressors, um das Netz beim Versenden an den zentralen PDF Compressor nicht zu stark zu belasten. Statt dessen speichert jetzt die Software zum Steuern des Scanners (Scanmaster 21+) die unkomprimierten TIFF-Dateien direkt in das Eingangsverzeichnis des LuraDocument PDF Compressors. Von dort werden sie nach der Komprimierung und Speicherung im PDF/A Format manuell von den Mitarbeitern in die zugehörige Bauakte von OTS-Bau übertragen.

„Unsere Erfahrungen zeigen, dass die Komprimierung und Konvertierung von Scanarbeiten in das PDF/A Format sowohl für Massenbelege als auch für optisch ‚anspruchsvolles‘ Scan-Gut ein gangbarer und empfehlenswerter Weg ist“, fasst Dr. Wolfgang Greska, Projektleiter DMS, bei der Stadt Erlangen zusammen.

Ausblick

Derzeit wird in Erlangen an der Umstellung der Verwaltung auf die digitale Aktenführung auch im allgemeinen Geschäftsgang gearbeitet. Hierfür ist geplant, eine PDF/A Konvertierung in das bereist ausgewählte DMS (Dokumenten-Management-System) eGov-Suite aus dem Hause Fabasoft einzubinden und so alle gescannten sowie die bereits elektronisch erzeugten Dokumente automatisch in diesem Format zu speichern.

 

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