Verkehrsverbund Rhein-Ruhr verbannt Papierarchiv mit PDF/A

Der Verkehrsverbund Rhein-Ruhr trennte sich 2007 von seinem papierbasierten Altarchiv und nutzt seitdem das PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung. Über sechs Millionen Dokumente und Pläne stehen digital volltextdurchsuchbar zur Verfügung. Selbst große, farbige Zeichnungen nehmen nur geringen Speicherplatz in Anspruch.

In der in Gelsenkirchen ansässigen Zentrale des Verkehrsverbundes Rhein-Ruhr entschied man sich im Jahr 2007, Abschied vom Papierarchiv zu nehmen. Immerhin beanspruchte dieses mittlerweile viel Platz im Keller, und hier etwas zu finden, gestaltete sich mehr als schwierig. Im Laufe der Zeit waren bei der VRR sechs Millionen Dokumente zusammengekommen: Aktenordner mit Rechnungen, zusammengerollte Pläne und Konstruktionszeichnungen, Baubeschreibungen sowie Marketingunterlagen wie Prospekte und Bilder.

Nachdem die Grundsatzentscheidung getroffen war, die Dokumente zu digitalisieren, stellte sich die Frage, in welchem Format sie künftig vorliegen sollten. Ein Teil der Dokumente – z.B. Prospekte oder Pläne mit Markern – waren farbig, und auf die farbige Darstellung wollte man nicht verzichten. Gleichzeitig sollten die Dateien nur möglichst geringen Speicherplatz beanspruchen. Bei der Sondierung wurden die Verantwortlichen auf das PDF/A-Format aufmerksam. Es basiert auf dem weit verbreiteten und bekannten PDF-Format und unterstützt Farbe, Volltextfähigkeit und Metadaten. Darüber hinaus bietet es als ISO-Standard maximale Sicherheit für die Anwender. Im Vergleich zu nativen Formaten, die Anwendungsprogramme wie Office-Systeme erzeugen, ist es langfristig lesbar. Mit nur einem Viewer können Dokumente unterschiedlicher Art angezeigt werden. „Wir haben uns dann schließlich für PDF/A entschieden, weil wir auf ein innovatives, zukunftssicheres Format setzen wollten“, erinnert sich Katharina Massoth, Mitarbeiterin in der Fachgruppe Informationstechnik beim VRR.

Schließlich startete der VRR eine Ausschreibung, um den geeigneten Scandienstleister für diese Arbeit zu finden. In dieser war dann auch die Vorgabe enthalten, dass die Dokumente nach der Digitalisierung in das PDF/A-Format zu konvertieren seien. Den Zuschlag für das Digitalisierungsprojekt erhielt das Unternehmen Wolfgang Orlowski GmbH Büro für Datenverarbeitung aus Essen – ein Spezialist für Belegdigitalisierung und Datenerfassung. Das Unternehmen verwendet den PDF Compressor der LuraTech Europe GmbH. Damit können gescannte Dokumente in hochkomprimierte PDF/A-Dateien konvertiert werden, die im Volltext (OCR) durchsuchbar sind. Die preisgekrönte Mixed-Raster-Content (MRC-Layer-Verfahren)-Kompressionstechnologie komprimiert hochauflösende schwarz/weiße, graustufige und farbige gescannte Dokumente mit Kompressionsraten von 1:100 und mehr. „Mit dem PDF Compressor von LuraTech konnten wir die Dateien ohne Qualitätsverlust auf ein Minimum verkleinern,“ bestätigt Wolfgang Orlowski, Geschäftsführer der Wolfgang Orlowski GmbH Büro für Datenverarbeitung.

Innerhalb eines Jahres hatte das Team von Orlowski sämtliche Dokumente und Pläne digitalisiert und in Form von PDF/A-Dateien dem VRR auf CD zur Verfügung gestellt.

Der VRR setzt zur Dokumentenverwaltung den Microsoft SharePoint Server ein. Die Dokumente wurden entsprechend in SharePoint eingecheckt, so dass die Mitarbeiter jetzt über die Volltextsuche auf die Dokumente zugreifen können.

Damit beim VRR nicht erst wieder ein großes Papierarchiv entsteht, werden seitdem archivwürdige Dokumente ebenfalls von Orlowski gescannt und in das PDF/A-Format konvertiert. „Wir sind mit dem Service der Firma Orlowski sehr zufrieden“, äußert sich Katharina Massoth.

Durch diese Vorgehensweise ist es dem VRR weitestgehend gelungen, Papierdokumente aus seinen Archiven zu verbannen. Schnellere Prozesse und verringerte Suchzeiten sind das Ergebnis – verbunden mit der Sicherheit, dass die Dokumente über Jahrzehnte hinweg lesbar bleiben.

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